Ricerche per corrispondenza: nuove modalità del servizio
A seguito della circolare della Direzione generale Archivi 7 agosto 2026, n. 26, l’Archivio di Stato di Trieste ha adottato il nuovo Regolamento del servizio di ricerche per corrispondenza, che disciplina le modalità di svolgimento delle ricerche documentali effettuate dal personale dell’Istituto per conto degli utenti.
Il nuovo sistema distingue tra orientamento archivistico, che rimane gratuito, e ricerca documentale per conto dell’utente, configurata come servizio aggiuntivo soggetto a rimborso spese.
L’orientamento gratuito comprende le informazioni generali sui fondi, sulle serie e sugli strumenti di corredo disponibili, nonché le indicazioni sui possibili percorsi di ricerca. La ricerca per corrispondenza comporta invece l’individuazione di documenti o informazioni non immediatamente reperibili, mediante la consultazione degli strumenti di corredo e, ove necessario, l’esame delle unità archivistiche. Le richieste di mera riproduzione di documenti già individuati dall’utente restano invece soggette esclusivamente al vigente tariffario per le riproduzioni.
Quali richieste possono essere accolte
La ricerca per corrispondenza può essere effettuata quando:
- l’oggetto della richiesta è sufficientemente definito e circostanziato;
- sono forniti elementi utili a delimitare la ricerca;
- i fondi o le serie interessati dispongono di strumenti di corredo che consentano di circoscrivere ragionevolmente l’indagine;
- la ricerca è compatibile, per estensione e complessità, con la natura del servizio;
- la documentazione è liberamente consultabile ai sensi della normativa vigente.
Non possono essere accolte richieste generiche o indeterminate, ricerche estese e sistematiche su interi fondi o serie, né richieste che, per ampiezza, complessità o insufficienza degli strumenti di corredo disponibili, non possano essere ragionevolmente svolte per corrispondenza. In tali casi l’Archivio fornirà, ove possibile, un orientamento gratuito e inviterà l’interessato a svolgere personalmente la ricerca in Sala di studio.
Costi del servizio
Il rimborso spese è fissato in euro 50,00 per ogni ora di attività di ricerca. Le frazioni di ora sono computate per periodi di 30 minuti e l’importo minimo dovuto è pertanto pari a euro 25,00.
Il pagamento deve essere effettuato anticipatamente, dopo che l’Archivio avrà valutato la richiesta e trasmesso all’interessato il relativo preventivo e le istruzioni per il pagamento tramite PagoPA.
Il rimborso è dovuto per l’attività di ricerca svolta e non per il risultato ottenuto; pertanto non è rimborsabile in caso di esito negativo.
Sono previste specifiche esenzioni, tra cui quelle relative agli uffici e istituti del Ministero della cultura, alle amministrazioni dello Stato che richiedano la ricerca per finalità istituzionali, a determinati progetti oggetto di convenzione e, alle condizioni previste dal Regolamento, alle persone con disabilità impossibilitate ad accedere personalmente alla Sala di studio.
Come presentare la richiesta
Le richieste devono essere inviate all’indirizzo istituzionale:
e devono indicare con chiarezza l’oggetto della ricerca e tutti gli elementi conoscitivi disponibili che possano facilitarne l’individuazione, quali nominativi, date, luoghi, riferimenti territoriali, estremi di procedimenti, uffici produttori, tipologie documentarie ed eventuali precedenti riferimenti archivistici.
Alla richiesta deve essere allegata la scansione di un documento di identità in corso di validità.
Le richieste vengono acquisite al protocollo dell’Istituto e sottoposte a una valutazione di fattibilità. Qualora la ricerca sia ammissibile come servizio soggetto a rimborso, l’Archivio invierà all’utente una comunicazione contenente la stima del tempo necessario, l’importo dovuto, le informazioni utili sullo stato degli strumenti di corredo e le istruzioni per il pagamento tramite PagoPA.
La ricerca viene effettuata entro 30 giorni lavorativi dal ricevimento della ricevuta di pagamento.
L’esito della ricerca
L’accettazione della richiesta non garantisce il reperimento della documentazione ricercata. Gli strumenti di corredo disponibili possono infatti essere sommari, incompleti o lacunosi e la documentazione conservata può risentire della storia dei versamenti effettuati dagli uffici produttori.
In caso di esito negativo, l’Archivio comunicherà le verifiche effettuate e il mancato reperimento della documentazione sulla base degli elementi forniti dal richiedente. L’esito negativo non costituisce attestazione dell’inesistenza assoluta della documentazione, ma esclusivamente del suo mancato reperimento nell’ambito delle serie e delle unità esaminate.
Consultazione in sede
Si ricorda che l’accesso all’Archivio per finalità di studio e ricerca resta gratuito.
È sempre possibile svolgere personalmente la ricerca presso la Sala di studio dell’Archivio di Stato di Trieste e trarre copia della documentazione con mezzi propri, a titolo gratuito, nel rispetto delle disposizioni vigenti.
L’accesso alla Sala di studio avviene previa prenotazione tramite il calendario disponibile sul sito istituzionale:
Il testo completo delle nuove modalità è consultabile qui
Trieste, 28 agosto 2026